Hai appena finito una riunione su Zoom o Teams da un'ora e mezza. Decine di decisioni, tante azioni da fare, e tu hai preso appunti a malapena leggibili. Ti sei chiesto se esiste un'intelligenza artificiale che prende appunti per te automaticamente. La risposta breve: sì, esistono, e sono diventate sorprendentemente brave anche in italiano.
In questa guida vediamo quali sono i migliori strumenti per trascrivere e riassumere riunioni Zoom, Teams e Google Meet, quanto costano, e soprattutto quali funzionano davvero bene con la lingua italiana. Perché il vero spartiacque tra questi tool non è il prezzo, ma se capiscono l'italiano oppure no.
Spoiler: il più famoso di tutti, Otter.ai, in italiano non funziona. Vediamo perché e cosa usare al suo posto.
Situazione a ottobre 2026. Zoom non usa più il nome "AI Companion": i riassunti delle riunioni e le altre funzioni AI di base restano inclusi nei piani a pagamento di Zoom Workplace, mentre ZoomMate è un nuovo prodotto separato, a pagamento, pensato per automatizzare il lavoro dopo la riunione. Tactiq non è più solo per Google Meet: ora funziona anche su Zoom e Teams. Il piano gratuito di Fireflies conserva 400 minuti di registrazioni per team. I prezzi in dollari sono quelli pubblicati dai produttori: in Italia di solito si aggiunge l'IVA.
| Strumento | Italiano | Piattaforme | Prezzo di partenza |
|---|---|---|---|
| Google Meet con Gemini | Sì | Solo Meet | Incluso in Workspace Business Standard (13,60 €/utente al mese, annuale) |
| Microsoft 365 Copilot | Sì | Solo Teams | Copilot Business: 18 $/utente al mese in promozione fino al 31/12/2026, poi 21 $ (annuale) |
| Zoom (AI integrata) | Sì | Solo Zoom | Inclusa in Zoom Workplace Pro: 14,16 $/utente al mese (annuale) |
| Fireflies.ai | Sì (in beta) | Zoom, Teams, Meet | Gratis; Pro 10 $/utente al mese (annuale) |
| tl;dv | Sì | Zoom, Teams, Meet | Gratis; Pro 18 €/utente al mese (annuale) |
| Tactiq | Sì | Meet, Zoom, Teams (senza bot) | Gratis; Pro 6,67 €/utente al mese (annuale) |
| Otter.ai | No | Zoom, Teams, Meet | Gratis; Pro 8,33 $/utente al mese (annuale) |
Come funzionano gli assistenti AI per le riunioni
Tutti questi strumenti, pur con sfumature diverse, fanno tre cose. Prima registrano l'audio della riunione, in genere entrando in chiamata come un partecipante virtuale (un "bot" con un nome tipo "Otter Notetaker" o "Fireflies.ai"). Poi trascrivono il parlato in testo usando modelli di riconoscimento vocale. Infine generano un riassunto strutturato con i punti chiave, le decisioni prese e le azioni da fare.
La differenza la fa la qualità di queste tre fasi. Una trascrizione mediocre in italiano produce un riassunto inutile. Un riassunto generico ti farà perdere tempo a rileggere tutto. E un bot che entra in riunione senza permesso può mettere a disagio i colleghi e i clienti.
Alcuni strumenti, come Tactiq, usano un approccio diverso: invece di mandare un bot in riunione, lavorano da un'estensione del browser e trascrivono la chiamata direttamente sul tuo computer. Meno invasivo, perché nessun partecipante in più compare nella lista.
Cosa cercare in uno strumento
- Supporto italiano nativo: trascrizione e riassunto generati direttamente in italiano, non tradotti dall'inglese
- Integrazione con la tua piattaforma: Zoom, Teams o Google Meet (alcuni funzionano con tutte e tre)
- Piano gratuito sensato: per provarlo senza impegno prima di pagare
- Privacy GDPR: dove vengono salvate le registrazioni e per quanto tempo
- Consenso: il bot deve avvisare i partecipanti che la riunione viene registrata
Otter.ai: il più famoso, ma non per l'italiano
Partiamo da quello che tutti citano per primo. Otter.ai è lo standard di fatto negli Stati Uniti, con un'app molto curata e funzioni avanzate come la chat AI sulla riunione. Il problema: non supporta l'italiano. Le lingue ufficiali sono solo inglese, spagnolo, francese, tedesco, giapponese e cinese.
Se carichi un audio in italiano su Otter, ricevi un testo praticamente illeggibile. Per chi lavora prevalentemente in italiano, Otter è quindi inutile per il caso d'uso principale.
Prezzi Otter.ai
- Basic (gratis): 300 minuti al mese, massimo 30 minuti per riunione, solo 3 file caricati per tutta la vita dell'account
- Pro: 8,33 $ per utente al mese con fatturazione annuale (16,99 $ mensile), 1.200 minuti al mese, 90 minuti per riunione
- Business: 19,99 $ per utente al mese con fatturazione annuale (30 $ mensile), trascrizione illimitata, fino a 4 ore per riunione
- Enterprise: prezzo su richiesta
Verdetto: se le tue riunioni sono in inglese o se gestisci team internazionali, Otter resta tra i migliori. Per riunioni in italiano, salta a un altro tool.
Fireflies.ai: l'alternativa che parla italiano
Fireflies.ai è spesso il primo nome che salta fuori cercando alternative a Otter. La buona notizia per noi: Fireflies supporta oltre 100 lingue, italiano incluso (l'inglese è la lingua principale, l'italiano è indicato come "in beta"). Il bot entra in Zoom, Teams o Google Meet, registra, trascrive e ti manda un riassunto via email subito dopo la chiamata.
La qualità della trascrizione italiana è buona, anche se non perfetta su parlato veloce o sovrapposto. Il riassunto strutturato con azioni e decisioni è molto utile, e l'integrazione con i calendari Google e Outlook funziona bene.
Prezzi Fireflies.ai
- Free: trascrizione e riassunti AI illimitati, ma solo 400 minuti di registrazioni conservate per team
- Pro: 10 $ per utente al mese con fatturazione annuale (18 $ mensile), 8.000 minuti di archivio per utente
- Business: 19 $ per utente al mese con fatturazione annuale (29 $ mensile), archivio illimitato
- Enterprise: 39 $ per utente al mese, solo annuale, con funzioni di conformità avanzate
Per chi cerca un buon equilibrio tra prezzo, qualità in italiano e funzionalità, Fireflies è una delle scelte più sensate.
tl;dv: il "Loom delle riunioni"
tl;dv (sta per "too long; didn't view") è nato come strumento per registrare videocall e tagliarne clip da condividere. Si è poi evoluto in un assistente AI completo che trascrive in oltre 40 lingue, italiano compreso, e genera riassunti automatici.
Il punto forte di tl;dv è il piano gratuito: registrazioni e trascrizioni illimitate, con un limite di 10 riunioni con note AI. Per chi vuole soprattutto le trascrizioni e si fa il riassunto da solo, basta e avanza.
Prezzi tl;dv
- Free: registrazioni e trascrizioni illimitate in oltre 40 lingue, 10 riunioni con note AI, conservazione 3 mesi
- Pro: 18 € per utente al mese con fatturazione annuale (29 € mensile)
- Business: 29 € per utente al mese con fatturazione annuale (39 € mensile)
Una nota importante: le registrazioni gratuite vengono cancellate dopo 3 mesi. Se non scarichi nulla, le perdi.
Tactiq: l'estensione senza bot
Tactiq è diverso da quasi tutti gli altri. Non manda un bot in riunione: è un'estensione per Chrome che trascrive la riunione in tempo reale direttamente nel tuo browser. Meno invasivo, perché i partecipanti non vedono un "Notetaker" tra i nomi. Funziona su Google Meet, Zoom e Microsoft Teams.
Tactiq supporta oltre 60 lingue, italiano incluso, e può anche tradurre la trascrizione in un'altra lingua.
Prezzi Tactiq
- Free: 10 trascrizioni al mese, 5 crediti AI
- Pro: 6,67 € per utente al mese con fatturazione annuale, trascrizioni illimitate, 10 crediti AI al mese
- Team: 13,33 € per utente al mese con fatturazione annuale, crediti AI illimitati
- Business: 25,50 € per utente al mese con fatturazione annuale
Per chi vuole un'opzione leggera senza far entrare bot in riunione, Tactiq è ottima.
Zoom: l'AI integrata nella piattaforma
Se usi già Zoom a pagamento, le funzioni AI integrate di Zoom (quelle che prima si chiamavano AI Companion) sono probabilmente l'opzione più sensata, perché sono incluse nei piani Pro, Business ed Enterprise senza costi aggiuntivi. Generano riassunti automatici della riunione, trascrizioni e un elenco di azioni da fare. Puoi anche fare domande durante la riunione, per esempio "cosa si è deciso finora?".
Buona notizia per chi lavora in italiano: i riassunti delle riunioni di Zoom funzionano in oltre 30 lingue, italiano incluso, e Zoom riconosce da solo la lingua parlata.
Prezzi Zoom Workplace
- Basic (gratis): AI limitata, 3 riassunti di riunione al mese
- Pro: 14,16 $ per utente al mese con fatturazione annuale (16,99 $ mensile), riassunti illimitati
- Business: 18,33 $ per utente al mese con fatturazione annuale (21,99 $ mensile), riassunti illimitati
- ZoomMate: prodotto separato da 20 $ per utente al mese, per chi vuole un assistente che trasforma le riunioni in documenti e attività su altri programmi. Per i semplici riassunti non serve.
Vantaggio enorme: nessun bot esterno entra in riunione, perché tutto succede dentro Zoom. Più pulito, più sicuro, niente terze parti che vedono i tuoi audio.
Microsoft Teams Copilot: per chi vive nell'ecosistema Microsoft
Se la tua azienda usa Microsoft 365 e Teams, Microsoft 365 Copilot è la scelta naturale. Riassume le riunioni, ti dice cosa è stato detto se entri in ritardo, e genera elenchi di azioni. L'italiano è ben supportato, essendo Microsoft storicamente molto attenta alle lingue europee.
Prezzi Microsoft 365 Copilot
- Copilot Business (aziende fino a 300 utenti): 18 $ per utente al mese con fatturazione annuale, prezzo promozionale fino al 31 dicembre 2026; il prezzo pieno è 21 $. Con fatturazione mensile 25,20 $
- Microsoft 365 Copilot (grandi aziende): 30 $ per utente al mese con fatturazione annuale
Nota: Copilot è un'aggiunta a pagamento. Serve già un abbonamento Microsoft 365 per aziende compatibile, quindi il costo reale per utente è la somma delle due licenze.
Google Meet con Gemini: "Take notes for me"
Google ha integrato dentro Meet la funzione "Take notes for me", alimentata da Gemini. Durante la riunione, l'AI ascolta, trascrive ed estrae punti chiave, decisioni e prossimi passi, salvando tutto direttamente in un Google Doc nel tuo Drive.
Puoi scegliere quali sezioni includere nelle note (Sintesi, Decisioni, Prossimi passi, Dettagli). La stessa funzione ora copre anche le riunioni in presenza, non solo le videochiamate.
Buona notizia: Gemini per Meet supporta note in italiano, oltre a inglese, francese, tedesco, giapponese, coreano, portoghese e spagnolo. Limite: gestisce una lingua alla volta, quindi le riunioni in cui si parlano più lingue non sono supportate.
Costo
"Take notes for me" è disponibile nei piani Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard ed Enterprise Plus, non nel Business Starter. In Italia Business Standard costa 13,60 € per utente al mese con fatturazione annuale. Se la tua azienda usa già Workspace su questi piani, è già incluso.
Supporto italiano: la classifica reale
Ecco la classifica che conta davvero per chi lavora in Italia, dal migliore al peggiore per qualità di trascrizione e riassunto in italiano:
- Google Meet (Gemini "Take notes for me"): italiano nativo eccellente, riassunti ben strutturati
- Microsoft Teams Copilot: italiano molto buono, integrazione perfetta con Outlook e Word
- Zoom (AI integrata): italiano buono, integrato nel client
- Fireflies.ai: italiano buono, funziona su tutte le piattaforme
- tl;dv: italiano discreto, ottimo per chi vuole un piano gratuito ricco
- Tactiq: italiano buono, senza bot, su Meet, Zoom e Teams
- Otter.ai: italiano non supportato, da escludere per uso in lingua italiana
Privacy e GDPR: dove finiscono le tue riunioni
Una riunione di lavoro è piena di informazioni sensibili: clienti citati per nome, numeri di fatturato, strategie commerciali, valutazioni su persone. Sapere dove vengono salvate queste registrazioni non è un dettaglio burocratico.
In generale, i grandi fornitori (Zoom, Microsoft, Google) hanno data center in Europa e contratti per il GDPR più solidi. Con gli strumenti più piccoli controlla sempre dove finiscono i dati e chiedi il contratto per il trattamento dei dati (DPA) prima di usarli in azienda.
Per riunioni con dati personali, sanitari o di clienti sensibili, preferisci sempre l'opzione integrata nel client (Zoom, Teams Copilot, Meet con Gemini) piuttosto che un bot di terze parti. Riduci il numero di soggetti che vedono i tuoi dati.
Avvisare i partecipanti
In Italia e in tutta l'UE, registrare una conversazione di lavoro senza avvisare gli altri partecipanti è problematico sotto il profilo GDPR e, in certi casi, anche penale. I tool seri avvisano automaticamente i partecipanti che la chiamata sarà trascritta. Lascia attiva questa funzione, non disattivarla.
Come scegliere lo strumento giusto
Riassumendo le decisioni più sensate, in base alla tua situazione:
- Lavori principalmente su Zoom a pagamento: usa l'AI integrata di Zoom, è già nel tuo abbonamento
- La tua azienda è in Microsoft 365: Teams Copilot, anche se costoso, è la scelta più integrata
- Usi Google Workspace Business Standard o superiore: "Take notes for me" di Meet, già incluso e ottimo in italiano
- Lavori su più piattaforme diverse: Fireflies.ai è il più flessibile
- Vuoi un piano gratuito vero per provare: tl;dv ha uno dei piani gratuiti più generosi
- Niente bot in riunione: Tactiq
- Riunioni principalmente in inglese: Otter.ai resta uno dei migliori
Cosa puoi fare oggi
Tre cose concrete per iniziare a usare l'AI per le tue riunioni nei prossimi giorni:
- Verifica cosa hai già pagato. Se la tua azienda ha Zoom Pro, Microsoft 365 con Copilot o Google Workspace Business Standard, hai già un assistente AI incluso. Controlla nelle impostazioni che sia attivo: spesso lo deve abilitare l'amministratore.
- Prova un piano gratuito per due settimane. Apri tl;dv o Fireflies, collegali al tuo calendario, e lascia che entrino automaticamente nelle tue prossime 5-10 riunioni. Dopo due settimane saprai se davvero ti servono.
- Aggiungi un avviso all'invito. Una riga nelle email di convocazione: "Questa riunione sarà registrata e trascritta tramite assistente AI per generare note condivise". Risolvi a monte ogni problema di consenso.
Il vero salto di produttività non è avere uno di questi strumenti. È smettere di prendere appunti durante le riunioni. Quando la trascrizione la fa l'AI, puoi finalmente ascoltare e partecipare davvero, invece di scrivere come uno stenografo. È questa la differenza che noti dopo una settimana di uso.
Questi strumenti stanno andando oltre il riassunto: preparano email di follow-up, rispondono a domande sulla riunione e collegano le azioni decise al tuo CRM o al tuo gestionale di progetti. Iniziare a sperimentare adesso ti fa recuperare ore di lavoro che puoi restituire al tuo cervello.