Hai appena finito una riunione su Zoom o Teams da un'ora e mezza. Decine di decisioni, tante azioni da fare, e tu hai preso appunti a malapena leggibili. Ti sei chiesto se esiste un'intelligenza artificiale che prende appunti per te automaticamente. La risposta breve: sì, esistono, e nel 2026 sono diventate sorprendentemente brave anche in italiano.
In questa guida vediamo quali sono i migliori strumenti per trascrivere e riassumere riunioni Zoom, Teams e Google Meet, quanto costano in euro nel 2026, e soprattutto quali funzionano davvero bene con la lingua italiana. Perché il vero spartiacque tra questi tool non è il prezzo, ma se capiscono l'italiano oppure no.
Spoiler: il più famoso di tutti, Otter.ai, in italiano non funziona. Vediamo perché e cosa usare al suo posto.
Come funzionano gli assistenti AI per le riunioni
Tutti questi strumenti, pur con sfumature diverse, fanno tre cose. Prima registrano l'audio della riunione, in genere entrando in chiamata come un partecipante virtuale (un "bot" con un nome tipo "Otter Notetaker" o "Fireflies.ai"). Poi trascrivono il parlato in testo usando modelli di speech-to-text. Infine generano un riassunto strutturato con i punti chiave, le decisioni prese e le azioni da fare.
La differenza la fa la qualità di queste tre fasi. Una trascrizione mediocre in italiano produce un riassunto inutile. Un riassunto generico ti farà perdere tempo a rileggere tutto. E un bot che entra in riunione senza permesso può mettere a disagio i colleghi e i clienti.
Alcuni strumenti, come Tactiq, usano un approccio diverso: invece di mandare un bot in riunione, leggono direttamente i sottotitoli generati da Google Meet tramite un'estensione del browser. Meno invasivo, ma funziona solo su Meet.
Cosa cercare in uno strumento
- Supporto italiano nativo: trascrizione e riassunto generati direttamente in italiano, non tradotti dall'inglese
- Integrazione con la tua piattaforma: Zoom, Teams o Google Meet (alcuni funzionano con tutte e tre)
- Free tier sensato: per provarlo senza impegno prima di pagare
- Privacy GDPR: dove vengono salvate le registrazioni e per quanto tempo
- Consenso: il bot deve avvisare i partecipanti che la riunione viene registrata
Otter.ai: il più famoso, ma non per l'italiano
Partiamo da quello che tutti citano per primo. Otter.ai è lo standard de facto negli Stati Uniti, con un'app super lucidata e funzioni avanzate come la chat AI sulla riunione. Il problema: non supporta l'italiano. Le lingue ufficiali sono solo inglese, spagnolo, francese, tedesco, giapponese e cinese semplificato.
Se carichi un audio in italiano su Otter, ricevi un testo in inglese maccheronico, praticamente illeggibile. Per chi lavora prevalentemente in italiano, Otter è quindi tecnicamente inutile per il caso d'uso principale.
Prezzi Otter.ai 2026 (in euro indicativi)
- Basic (gratis): 300 minuti al mese, max 30 minuti per riunione, solo 3 file caricati per tutta la vita dell'account
- Pro: circa 7,70 EUR al mese (8,33 USD), 1.200 minuti, 90 minuti per riunione
- Business: circa 18,50 EUR per utente al mese (19,99 USD), trascrizione illimitata
Verdetto: se le tue riunioni sono in inglese o se gestisci team internazionali, Otter resta tra i migliori. Per riunioni in italiano, salta a un altro tool.
Fireflies.ai: l'alternativa che parla italiano
Fireflies.ai è spesso il primo nome che salta fuori cercando alternative a Otter. La buona notizia per noi: Fireflies supporta oltre 100 lingue, italiano incluso. Il bot entra in Zoom, Teams o Google Meet, registra, trascrive e ti manda un riassunto via email subito dopo la chiamata.
La qualità della trascrizione italiana è buona, anche se non perfetta su parlato veloce o sovrapposto. Il riassunto strutturato con azioni e decisioni è molto utile, e l'integrazione con calendari Google e Outlook funziona bene.
Prezzi Fireflies.ai 2026
- Free: 800 minuti di storage e trascrizione limitata, bot su riunioni illimitate
- Pro: circa 9 EUR per utente al mese (10 USD, fatturazione annuale)
- Business: circa 17,50 EUR per utente al mese (19 USD)
- Enterprise: circa 36 EUR per utente al mese (39 USD), con funzioni di conformità avanzate
Per chi cerca un buon equilibrio tra prezzo, qualità in italiano e funzionalità, Fireflies è oggi una delle scelte più sensate.
tl;dv: il "Loom delle riunioni"
tl;dv (sta per "too long; didn't view") è nato come strumento per registrare videocall e tagliarne clip da condividere. Si è poi evoluto in un assistente AI completo che trascrive in oltre 30 lingue, italiano compreso, e genera riassunti automatici.
Il punto forte di tl;dv è il piano gratuito molto generoso: riunioni illimitate e trascrizione illimitata anche nel free, con il solo limite di 10 riassunti AI per tutta la vita dell'account. Per chi vuole solo le trascrizioni e si fa il riassunto da solo, basta e avanza.
Prezzi tl;dv 2026
- Free Forever: trascrizione illimitata in 30+ lingue, 10 riassunti AI lifetime, conservazione 3 mesi
- Pro: circa 16,50 EUR al mese (18 USD annuale), riassunti illimitati, integrazione CRM via Zapier
- Business: circa 54 EUR al mese (59 USD annuale), AI coaching per team commerciali
Una nota importante: le registrazioni gratuite vengono cancellate dopo 3 mesi. Se non scarichi nulla, le perdi.
Tactiq: l'estensione per Google Meet senza bot
Tactiq è diverso da tutti gli altri. Non manda un bot in riunione: è un'estensione Chrome che cattura i sottotitoli live di Google Meet direttamente nel tuo browser. Meno invasivo, perché i partecipanti non vedono un "Tactiq Notetaker" tra i nomi. Limite: funziona principalmente su Google Meet, con supporto più limitato per Zoom e Teams.
Tactiq supporta l'italiano, perché la trascrizione la fa Google Meet sotto il cofano. La qualità dipende quindi dai sottotitoli di Meet, che in italiano sono diventati molto buoni nel 2026.
Prezzi Tactiq 2026
- Free: 10 trascrizioni al mese, 5 crediti AI
- Pro: circa 7,50-11 EUR per utente al mese (8-12 USD annuale), trascrizioni illimitate, 10 crediti AI mensili
- Team: crediti AI illimitati e funzioni di condivisione
Per chi vive su Google Meet e vuole un'opzione leggera senza far entrare bot in riunione, Tactiq è ottima.
Zoom AI Companion: la soluzione integrata
Se usi già Zoom a pagamento, Zoom AI Companion è probabilmente l'opzione più sensata, perché è inclusa nei piani Pro, Business ed Enterprise senza costi aggiuntivi. Genera riassunti automatici della riunione, trascrizioni complete e un elenco di azioni da fare.
Buona notizia per chi lavora in italiano: nel 2026 Zoom AI Companion supporta oltre 30 lingue, italiano incluso, sia per la trascrizione che per i riassunti. La qualità in italiano è ormai buona e in costante miglioramento.
Prezzi Zoom 2026 (con AI Companion inclusa)
- Zoom Pro: circa 12,30 EUR al mese (13,33 USD annuale), AI Companion inclusa
- Zoom Business: circa 17 EUR al mese (18,33 USD annuale)
- AI Companion standalone: circa 9,20 EUR per utente al mese (10 USD) senza licenza Zoom completa
Vantaggio enorme: nessun bot esterno entra in riunione, perché tutto succede dentro Zoom. Più pulito, più sicuro, niente terze parti che vedono i tuoi audio.
Microsoft Teams Copilot: per chi vive nell'ecosistema Microsoft
Se la tua azienda usa Microsoft 365 e Teams, Copilot per Microsoft 365 è la scelta naturale. Riassume le riunioni in tempo reale, ti dice cosa è stato detto se entri in ritardo, e genera elenchi di azioni. L'italiano è ben supportato, essendo Microsoft storicamente molto attenta alle lingue europee.
Prezzi Microsoft 365 Copilot 2026
- Copilot Business (piccole/medie aziende fino a 300 utenti): circa 16,50 EUR per utente al mese (18 USD) fino a giugno 2026, poi sale a circa 19,30 EUR (21 USD)
- Copilot Enterprise: circa 27,50 EUR per utente al mese (30 USD), fatturazione annuale
- Copilot Chat: gratis con licenza M365 business, ma non legge le riunioni
Nota: per avere Copilot servono licenze Microsoft 365 Business Standard/Premium o Enterprise E3/E5. Il costo reale per utente, sommando tutto, supera spesso i 35-40 EUR mensili.
Google Meet con Gemini: "Take notes for me"
Google ha integrato dentro Meet la funzione "Take notes for me", alimentata da Gemini. Durante la riunione, l'AI ascolta, trascrive ed estrae punti chiave, decisioni e prossimi passi, salvando tutto direttamente in un Google Doc nel tuo Drive.
Dall'aprile 2026, la funzione è stata migliorata: ora puoi attivare o disattivare singole sezioni del riassunto (Sintesi, Decisioni, Prossimi passi, Dettagli) direttamente nel menu della riunione. La sezione "Decisioni" classifica gli esiti come "Allineati", "Da approfondire", "In disaccordo" o "Accantonato".
Buona notizia: Gemini per Meet supporta note in italiano, oltre a francese, tedesco, giapponese, coreano, portoghese e spagnolo. Limite: le riunioni multilingue non sono ancora gestite.
Costo
"Take notes for me" è disponibile nei piani Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard e Enterprise Plus. Il costo parte da circa 13,80 EUR per utente al mese (Business Standard, listino USA). Se la tua azienda già usa Workspace su questi piani, è già incluso.
Supporto italiano: la classifica reale
Ecco la classifica che conta davvero per chi lavora in Italia, dal migliore al peggiore per qualità di trascrizione e riassunto in italiano:
- Google Meet (Gemini "Take notes for me"): italiano nativo eccellente, riassunti ben strutturati
- Microsoft Teams Copilot: italiano molto buono, integrazione perfetta con Outlook e Word
- Zoom AI Companion: italiano buono e in continuo miglioramento, integrato nel client
- Fireflies.ai: italiano buono, funziona su tutte le piattaforme
- tl;dv: italiano discreto, ottimo per chi vuole un free tier ricco
- Tactiq: italiano buono (dipende dai sottotitoli di Meet), solo su Google Meet
- Otter.ai: italiano non supportato, da escludere per uso in lingua italiana
Privacy e GDPR: dove finiscono le tue riunioni
Una riunione di lavoro è piena di informazioni sensibili: clienti citati per nome, numeri di fatturato, strategie commerciali, valutazioni su persone. Sapere dove vengono salvate queste registrazioni non è un dettaglio burocratico.
In generale, gli strumenti di "big tech" (Zoom, Microsoft, Google) hanno data center in Europa e contratti GDPR-compliant più solidi. Gli strumenti più piccoli (Otter, Fireflies, tl;dv) tipicamente conservano i dati su server USA, anche se offrono DPA standard.
Per riunioni con dati personali, sanitari o di clienti europei sensibili, preferisci sempre l'opzione integrata nel client (Zoom AI Companion, Teams Copilot, Meet con Gemini) piuttosto che un bot di terze parti. Riduci il numero di soggetti che vedono i tuoi dati.
Avvisare i partecipanti
In Italia e in tutta l'UE, registrare una conversazione di lavoro senza avvisare gli altri partecipanti è problematico sotto il profilo GDPR e, in certi casi, anche penale. Buona notizia: tutti i tool seri avvisano automaticamente all'inizio della riunione che la chiamata sarà trascritta. Lascia attiva questa funzione, non disattivarla.
Come scegliere lo strumento giusto
Riassumendo le decisioni più sensate, in base alla tua situazione:
- Lavori principalmente su Zoom a pagamento: usa Zoom AI Companion, è già nel tuo abbonamento
- La tua azienda è in Microsoft 365: Teams Copilot, anche se costoso, è la scelta più integrata
- Usi Google Workspace Business Standard o superiore: "Take notes for me" di Meet, gratis e ottimo in italiano
- Lavori su più piattaforme diverse: Fireflies.ai è il più flessibile
- Vuoi un free tier vero per provare: tl;dv ha il piano gratuito più generoso
- Solo Google Meet, niente bot in riunione: Tactiq
- Riunioni principalmente in inglese: Otter.ai resta uno dei migliori
Cosa puoi fare oggi
Tre cose concrete per iniziare a usare l'AI per le tue riunioni nei prossimi giorni:
- Verifica cosa hai già pagato. Se la tua azienda ha Zoom Pro, Microsoft 365 Business con Copilot o Google Workspace Business Standard, hai già un assistente AI incluso. Attivalo nelle impostazioni, è quasi sempre disattivato di default.
- Prova un free tier per due settimane. Apri tl;dv o Fireflies, collegali al tuo calendario, e lascia che entrino automaticamente nelle tue prossime 5-10 riunioni. Dopo due settimane saprai se davvero ti servono.
- Aggiungi un disclaimer all'invito. Una riga nelle email di convocazione: "Questa riunione sarà registrata e trascritta tramite assistente AI per generare note condivise". Risolvi a monte ogni problema di consenso.
Il vero salto di produttività non è avere uno di questi strumenti. È smettere di prendere appunti durante le riunioni. Quando la trascrizione la fa l'AI, puoi finalmente ascoltare e partecipare davvero, invece di scrivere come uno stenografo. È questa la differenza che noti dopo una settimana di uso.
Nei prossimi mesi vedremo questi strumenti diventare ancora più intelligenti: non solo riassumere, ma proporre risposte alle domande in chat, generare follow-up email già pronti, e collegare automaticamente le azioni decise al tuo CRM o al tuo sistema di project management. Il 2026 è l'anno giusto per iniziare a sperimentare. Aspettare ancora significa solo perdere ore di lavoro che potresti restituire al tuo cervello.