Microsoft Copilot è l'assistente AI integrato dentro Word, Excel e Outlook. Non è un'app a parte: lo apri direttamente nel documento, nel foglio di calcolo o nella mail su cui stai lavorando, e gli chiedi cose in italiano normale. Lui scrive, riassume, analizza dati, prepara risposte.
Su carta sembra fantascienza. Nella realtà funziona davvero per alcune cose, fa fatica con altre. In questa guida ti mostro come usarlo nei tre programmi che probabilmente già usi ogni giorno, con prompt pronti che puoi copiare e incollare e l'indicazione di cosa aspettarti.
Cosa puoi davvero fare con Copilot in Office
Copilot non è un giocattolo. Microsoft lo ha pensato per fare il lavoro noioso al posto tuo. Dentro Word scrive prime bozze, riassume documenti lunghi, riscrive paragrafi in un altro tono. Dentro Excel trasforma una richiesta in italiano ("trovami i mesi con vendite sotto la media") in una formula vera. Dentro Outlook riassume una catena di venti email e ti propone una risposta pronta.
I limiti ci sono. Copilot non sostituisce il tuo cervello e nemmeno la tua firma sul documento. Funziona bene quando gli dai input chiari e file ordinati. Si confonde quando gli chiedi cose vaghe o quando i file sono pieni di tabelle disordinate, immagini, refusi.
Da aprile 2026 Microsoft ha reso generalmente disponibili le funzioni agentiche in Word, Excel e PowerPoint: significa che Copilot non si limita a rispondere, ma può eseguire azioni a catena (prendere dati da un file, scriverli in un altro, generare un grafico, salvarlo). Per i compiti ripetitivi cambia tutto.
Quanto costa e quale piano serve
Qui c'è una piccola confusione perché Microsoft ha tre Copilot diversi. Vediamoli in chiaro, con i prezzi in euro per l'Italia aggiornati a maggio 2026.
1. Copilot gratis (nel piano base di Microsoft 365)
Da settembre 2025, chi ha Microsoft 365 Personal (10 euro al mese o 99 euro all'anno) o Microsoft 365 Family (13 euro al mese o 129 euro all'anno per sei persone) trova una versione limitata di Copilot già dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote. Il limite è il numero di richieste mensili (un quota generosa ma non illimitata).
Per uso personale o per qualche bozza al mese, basta e avanza.
2. Copilot Pro (22 euro al mese)
Copilot Pro costa 22 euro al mese in Italia, con un mese di prova gratuito. Va aggiunto sopra Microsoft 365 Personal o Family. Sblocca priorità sui modelli più recenti, limite più alto su Image Creator, accesso anticipato a nuove funzioni e l'uso completo di Copilot dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote.
È la scelta giusta per un professionista o un freelance che usa Office tutti i giorni e vuole il pacchetto pieno.
3. Microsoft 365 Copilot per aziende (circa 28 euro a utente)
Per aziende e partite IVA che hanno un piano Microsoft 365 Business o Enterprise, il pacchetto si chiama Microsoft 365 Copilot e costa circa 28 euro al mese per utente in Italia. Include tutto quello di Pro più l'integrazione con SharePoint, Teams, e i dati aziendali. Fino a giugno 2026 c'è una promo a 18 dollari/mese (circa 17 euro) bloccabile su contratto annuale per le PMI.
Tradotto in pratica: se sei un libero professionista, parti da Copilot Pro. Se sei un'azienda con team che lavora su Teams e SharePoint, valuta Microsoft 365 Copilot.
Come attivare Copilot nei tre programmi
Una volta sottoscritto un piano che lo include, attivarlo è semplice ma richiede un paio di accorgimenti.
- Aggiorna Office all'ultima versione. Apri qualunque programma Microsoft 365, vai su File, Account, Opzioni di aggiornamento, Aggiorna ora. Senza l'ultima versione il pulsante Copilot non compare.
- Accedi con l'account giusto. Devi essere loggato con l'account Microsoft che ha l'abbonamento attivo. Se hai più account, controlla in alto a destra che sia quello collegato a Copilot.
- Riavvia il programma. Dopo l'aggiornamento serve un riavvio per fare comparire l'icona Copilot nella barra dei comandi.
- Cerca l'icona Copilot. In Word è in alto a destra nella scheda Home. In Excel è nella scheda Home, gruppo Sensitivity (a destra). In Outlook compare in cima a ogni mail e nel pulsante Nuovo messaggio.
Se l'icona non appare, in Italia il problema più comune è una versione di Office troppo vecchia. Disinstalla e reinstalla l'app desktop dal portale account.microsoft.com.
Copilot in Word: scrivere, riassumere, riformulare
Word è il programma dove Copilot dà più soddisfazioni subito. Aprilo, clicca sull'icona Copilot e ti compare una barra laterale dove gli parli come a una persona.
Scrivere una prima bozza
Apri un documento vuoto. Premi l'icona Copilot. Digita qualcosa del tipo:
"Scrivi una mail di tre paragrafi per chiedere un appuntamento al commercialista. Tono cortese ma diretto. Spiega che ho bisogno di vedere i conti aziendali del trimestre."
In dieci secondi avrai una bozza decente. Non sarà perfetta, ma è un buon punto di partenza. Da lì puoi chiedere a Copilot di "rendere il tono più informale" o "aggiungere una frase in fondo per ringraziare".
Riassumere un documento lungo
Apri un PDF o un Word di trenta pagine. Premi Copilot. Digita: "Riassumi questo documento in cinque punti elenco con i concetti principali". Ottieni il sommario in pochi secondi. Funziona benissimo su contratti, report e bandi.
Riformulare un paragrafo
Seleziona un paragrafo già scritto. Clicca col tasto destro, scegli "Riscrivi con Copilot". Ti propone tre versioni alternative. Sceglie quella che preferisci o ne chiedi un'altra.
Copilot in Excel: analizzare dati senza scrivere formule
Excel è il programma dove Copilot fa la differenza più grande per chi non sa scrivere formule. Apri un foglio con i tuoi dati. Importante: i dati devono essere in una tabella formattata (seleziona, premi Ctrl+T). Senza tabella, Copilot funziona male.
Trovare trend e pattern
Premi Copilot. Digita: "Quali sono i tre prodotti che hanno avuto il calo di vendite maggiore tra gennaio e aprile?". Copilot guarda i tuoi dati e risponde con una piccola analisi e, se serve, un grafico.
Creare formule senza saperle scrivere
Esempio classico: hai una colonna con i costi e vuoi mostrare in rosso i valori sopra la media. Chiedi: "Aggiungi una colonna che evidenzia in rosso i costi sopra la media e in verde quelli sotto". Copilot scrive la formula condizionale e applica la formattazione.
Generare grafici al volo
Chiedi: "Crea un grafico a barre con il fatturato per mese, con i mesi in ordine". In pochi secondi hai il grafico. Puoi poi chiedere "rendi le barre azzurre" o "aggiungi le etichette con i valori".
Un consiglio onesto: Copilot in Excel è bravo con numeri puliti. Se il foglio è un caos di celle unite, formule rotte e fogli collegati, fa fatica. Prima di chiamarlo, fai un minimo di pulizia.
Copilot in Outlook: gestire la posta in cinque minuti
Outlook è probabilmente l'uso più immediato. Apri una mail, vedi l'icona Copilot in alto. Hai tre opzioni principali.
Riassumere una catena di email
Apri un thread di venti messaggi tra colleghi. Premi Copilot, clicca "Riassumi". In due paragrafi ti dice: chi ha detto cosa, qual è il problema, cosa è stato deciso. Funziona davvero bene e ti fa risparmiare 10-15 minuti al giorno.
Scrivere una risposta in italiano
Apri una mail a cui devi rispondere. Premi "Bozza con Copilot". Scrivi una nota tipo: "Rispondi accettando l'incontro di martedì alle 15, proponi di farlo online e chiedi l'ordine del giorno". Copilot scrive la risposta completa, formale, in italiano corretto. La controlli, sistemi due dettagli, invii.
Programmare riunioni a partire da un testo
Da una mail dove c'è scritto "Vediamoci la prossima settimana, magari mercoledì pomeriggio o giovedì mattina", chiedi a Copilot di proporre la riunione: lui controlla il tuo calendario e manda l'invito con uno slot libero. Risparmi cinque minuti per ogni richiesta del genere.
Cosa Copilot fa bene e cosa no
Dopo qualche mese di uso pratico, ecco una lista onesta.
Cosa fa bene:
- Riassumere documenti, mail, report lunghi. Risultato pulito, in italiano corretto.
- Scrivere prime bozze di mail e documenti standard (offerte, lettere di accompagnamento, comunicazioni interne).
- Trovare trend e fare semplice analisi dati in Excel su tabelle ben formattate.
- Creare grafici e tabelle pivot con istruzioni in italiano.
- Riformulare paragrafi in un tono diverso (più formale, più amichevole, più breve).
Cosa fa meno bene:
- Numeri precisi: in Excel può sbagliare aggregazioni complesse. Verifica sempre.
- Documenti tecnici molto specifici (medico, legale italiano, fiscale). Manca contesto specialistico.
- Stile di scrittura davvero personale: rimane comunque un po' generico e va ripulito.
- File caotici, con celle unite, formule rotte, dati non strutturati.
- Cose creative pure (slogan brillanti, idee originali). Per quello ChatGPT o Claude vanno meglio.
Confronto rapido con ChatGPT e Claude
Una domanda che ricevo spesso: "Se ho già ChatGPT, mi serve Copilot?". Risposta secca: se passi le giornate dentro Word, Excel e Outlook, sì. Il vantaggio non è il modello AI in sé (Copilot usa modelli OpenAI come ChatGPT), ma il fatto che lavora direttamente sui tuoi file Office senza bisogno di copiare e incollare.
ChatGPT Plus o Claude Pro restano migliori per ragionamento, scrittura creativa, programmazione, analisi complesse. Molti professionisti italiani che conosco tengono entrambi: Copilot per la produttività quotidiana in Office, ChatGPT o Claude per il resto.
Per un confronto più dettagliato puoi leggere la nostra guida su ChatGPT vs Claude vs Gemini.
Privacy e dati aziendali
Domanda obbligata, soprattutto per chi tratta dati sensibili. Microsoft dichiara che i dati elaborati da Copilot nelle versioni a pagamento non vengono usati per allenare i modelli. Restano dentro il tenant Microsoft 365 dell'utente o dell'azienda, soggetti a GDPR.
Detto questo, valgono i principi di buon senso: non incollare in Copilot codici fiscali, dati bancari o dati sanitari sensibili se non strettamente necessario. Se lavori con dati di clienti regolamentati (avvocati, medici, commercialisti), usa la versione aziendale (Microsoft 365 Copilot) che ti dà più controllo e residenza dati in UE.
Cosa puoi fare oggi
Se hai già Microsoft 365, apri Outlook adesso. Trova una catena di email lunga (almeno 5-6 messaggi). Premi Copilot e chiedi "Riassumi questa conversazione". In trenta secondi vedi se Copilot ti può davvero far risparmiare tempo nella tua giornata tipo. Se la risposta è sì, attiva la prova gratuita di Copilot Pro (un mese) e sperimenta su Word ed Excel. Se la risposta è no, hai risparmiato 22 euro al mese.
Microsoft sta investendo miliardi per portare l'AI dentro Office: nei prossimi mesi arriveranno funzioni agentiche più potenti (Copilot che esegue task complessi da solo), connessioni a sistemi gestionali italiani e versioni specifiche per settori regolamentati. Vale la pena familiarizzare adesso con i comandi base: tra sei mesi sarà la modalità di lavoro normale per molti professionisti italiani.